Office Manager (H/F) - Sophia

Sophia Antipolis – Temps plein

Dans un contexte de forte croissance, nous souhaitons renforcer notre équipe administrative en recrutant un(e) Office Manager / Assistante de direction. Véritable pilier de l’organisation interne, vous serez un relais clé de la direction et contribuerez activement à la structuration et à la montée en puissance de Coopteo.

Si vous souhaitez évoluer dans un environnement innovant avec une ambiance stimulante et challengeante, vous êtes au bon endroit.

Nous sommes spécialisés dans les dispositifs liés à la fiscalité de l'innovation : Crédit Impôt Recherche, Crédit Impôt Innovation, Statut Jeune Entreprise Innovante.

Profil recherché

Vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement de l’entreprise et dans l’accompagnement de sa croissance. Votre objectif : permettre à la direction et aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier, en assurant une organisation fluide, fiable et efficace.

Vous vous reconnaîtrez si vous avez : 

• Une expérience réussie sur un poste d’Office Manager, d’Assistant(e) de direction, idéalement au sein d’une PME ou d’une structure en croissance,
• Un excellent sens de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec rigueur et méthode,
• Une forte autonomie et un sens aigu de la confidentialité,
• Une appétence pour les environnements dynamiques, innovants et en constante évolution.

Vos missions :

Office management & gestion administrative 

• Assurer la gestion quotidienne du bureau (fournisseurs, commandes, gestion du matériel, services généraux, déplacements)
• Veiller au bon fonctionnement des outils mis à disposition des équipes et être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des prestataires externes
• Suivi opérationnel régulier avec l’administration fiscale, les mandataires et huissiers.
• Centraliser et classer les factures fournisseurs

Support à la direction : 

• Assister nos équipes dans l’organisation de certaines de leurs activités (réunions, déplacements, support conseil),
• Être un point de coordination entre les différents pôles internes,
• Savoir gérer les imprévus liés à l'organisation d’une PME.

Ressources humaines & vie d'équipe :

• Participer à l’administration du personnel (onboarding, suivi des absences, avantages),
• Appuyer ponctuellement les équipes RH dans leurs projets structurants.
• Centraliser les données dans un tableau de bord 

Support opérationnel transverse :

• Contribuer à la fiabilité des informations et au suivi des données internes,
• Être force de proposition pour optimiser l’organisation et les outils.
• Suivi de la facturation et du recouvrement en préservant la relation client (éditer les factures sur instruction des consultants, mise à jour du CRM, suivi des fichiers des apporteurs d’affaires)

Pourquoi rejoindre Coopteo ?

• Primes variables liées aux objectifs
• Opportunité de développer votre réseau dans l’écosystème startup
• Télétravail possible selon vos besoins
• Congés supplémentaires
• Mutuelle d’entreprise prise en charge à 70 %
• Remboursement du titre de transport à 50 %
• Primes d’intéressement
• Carte Swile (titres-restaurant)
• Management de proximité et accompagnement réel

Processus de recrutement (Environ 15 jours)

• Entretien téléphonique (15 min)
• Entretien physique avec l’équipe RH (30 min)
• Entretien avec la direction (30min)